CAPITULO 3

 HERRAMIENTAS DE GESTION PARA LOS EVENTOS

 Tener bajo control la organización y planificación de un evento, sea cual sea su magnitud e importancia, es fundamental para conseguir el triunfo.

 

Una vez tenido en cuenta el proceso de planificación previo, con todo lo necesario y con la gestión de las tareas según los equipos es importante saber cómo desarrollar cada uno de los elementos para que nada se anteponga ni absorba el tiempo de otra tarea.

Lo más recomendable es adjudicar un tiempo y un equipo de personal para cada una de las partes, por pequeñas que sean. Con esto se consigue un trabajo fluido y paralelo entre partes que acaba desarrollando un evento completo y cuidado al detalle.

 

Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles. (2017b, marzo 7). AR-Hotels. https://www.ar-hotels.com/blog/planificacion-de-eventos-las-herramientas-y-tips-imprescindibles

 

HERRAMIENTAS PARA LA PROMOCION DE EVENTOS

 

Al planificar adecuadamente la promoción de un evento se consiguen los resultados esperados, que van asociados a ventajas como:

 Posicionarse como expertos en un área.

Aumentar la visibilidad de la marca.

Mejorar la imagen de marca, tanto de cara al cliente interno como al externo.

Ampliar la red social de la empresa, con perfiles privados y profesionales; a partir de un networking que da inicio en el ámbito digital y se traslada al tradicional para volver de nuevo al entorno online sumando prospectos a la base de datos del negocio.

Educar a los leads, gracias a la información de calidad que se compartirá con ellos en posters, trípticos, ponencias o exhibiciones en directo.

 

 Redes sociales

Sin duda alguna, en la actualidad una herramienta fundamental en la promoción de un evento cultural (ya sea un concierto, una obra de teatro o una presentación de danza), son las redes sociales. En varias redes sociales se pueden organizar eventos, cuya convocatoria se puede difundir de manera viral. En dado caso que alguno de estos canales no cuente con la opción para realizarlo, se pueden desarrollar imágenes y posteos, para publicarlos y difundirlos.

 

Emailing

Si se cuenta con un base de datos que con datos de personas tengan intereses afines al evento cultural en cuestión, se pueden aprovechar para generar una campaña de promoción. Por medio de correos, no sólo se les puede hacer llegar una invitación, sino que también se les puede proporcionar información de valor acerca de la actividad.

 

SMS marketing

Otra de las herramientas que se puede utilizar cuando se cuenta con una base de datos de personas que son afines al evento cultural, son los mensajes de texto. Por medio de los registros se puede generar una estrategia de SMS marketing, para que las personas reciban información importante acerca de la actividad.

 

Marketing de contenidos

Por medio de un sitio web o de una página, se pueden subir contenidos, los cuales pueden ser difundidos a través de distintos canales, para que la gente consuma los textos, imágenes o videos referentes al evento cultural en cuestión que se quiere promocionar.

 

HERRAMIENTAS PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO

     Lead Retrieval. 

El sistema que te permitirá controlar y “capturar” a tus invitados. Se compone de dos elementos:

-La App (solo compatible con Android). Da la facilidad de escanear de manera más rápida y sencilla cada contacto (tarjetas de invitación, acreditaciones, entradas…).

 

Te da la posibilidad, en la versión avanzada, de añadir a tu contacto etiquetas, notas, compartir documentos y muchas cosas más.

 

-Portal Web.

 

Permite controlar estadísticas de los contactos, recopilar la información conseguida a través de la App. Toda esta información puede extraerse en ficheros CSV (Excel) para posterior importación al CRM de la empresa. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

 

¿Qué permite todo esto? Pues facilita tener un seguimiento sobre los contactos potenciales, permite una mayor captura en menor tiempo y sobre todo ayuda a la empresa organizadora a obtener un report completo de todo el conjunto.

 

Meet Maps. 

Si tu objetivo es el engagement, esta es tu herramienta. Dedicada a ofrecer todo lo necesario para crear un impacto mayor en tus contactos. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Visualiza todos los contactos y compártelos con los demás para que entre ellos puedan interactuar, compartir y potenciar el networking.

 

Gracias a la conexión interna ofrece posibilidades de nuevos negocios entre los contactos, con una imagen mucho más visual y sencilla a la par que personalizable.

 

Además, permite comunicar internamente a todos cualquier dato: programación, agenda, ponentes, mapa, etc.

 

Las notificaciones push suman valor ya que permite que todos los contactos que pertenezcan a esta “nube” reciban instantáneamente cualquier aviso o cambio inesperado.

 

El envío de emails personalizables y la creación de pequeños grupos de debate también son capacidades que Meet Maps abarca. Contacto entre asistentes y ponentes, es posible con Meet Maps.

 

Doodle.

 El organizador previo al evento ideal. Permite compartir y ordenar tus tareas con otros contactos de la forma más fácil. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Trabaja día a día con tus planes vinculados directamente a tu calendario Google, iCalendar, Outlook y ICS feed. Con la opción premium puedes controlar las asistencias y mandar recordatorios a todos los contactos convocados.

 

La última novedad, que permite al encargado de llevar a cabo el evento principal, es la posibilidad de ser solicitado o solicitar a un contacto en tiempo real, es decir, si dentro del calendario un contacto comprueba que dispones de 1h libre el mismo día por la tarde, puede solicitar una cita justo en el momento. ¡Todo en un solo click!

 

Foodstorm. 

Controla de manera interna el catering que ofrecerás en tu evento. Con Foodstorm tienes la facilidad de gestionar todo el proceso y estar al tanto del estado de cada uno de tus pedidos. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Puedes comunicarte directamente con ellos o incluso fusionar clientes y contacto como intermediario para que el proceso sea totalmente personalizado y ceñido a los gustos de cada uno.

 

Además, tienen la opción de personalizar todos los pedidos y adaptarlos a tu imagen para que cree una unidad de cara a los asistentes.

Organiza las salas, los menús, la distribución de los productos y su localización en el recinto e incluso decide el número de personal que necesitarás para cada servicio. Desde Foodstorm, los breaks de descanso estarán mejor gestionados.

 

Pirendo. 

El último paso, la gestión y control de redes sociales. Un evento no es nada si no se difunde mundialmente y Pirendo forma parte de este proceso. Planificación de eventos: Las herramientas y tips imprescindibles

Desde esta aplicación hay 3 puntos esenciales para el éxito que se controlan de manera fácil y multiplataforma.

 

- Monitorización y panel de seguimiento. Desde aquí puedes controlar todo lo que necesites: seguidores, me gusta, comentarios, e incluso los movimientos de tu competencia.

 

Controla cifras, movimientos, picos y bajadas de tus actuaciones en las diferentes plataformas digitales, y compara. Con esto puedes crear una estrategia de redes que te lleve al éxito absoluto.

 

- Informes totales. De manera general o específica, obtén todos los resultados de tus movimientos de manera totalmente personificada. Indica en los filtros qué quieres ver y Pirendo te dará las cifras.

 

Ahorra tiempo, completa tus report finales y añade a tus informes todos los comentarios que necesites. Además, puedes darle tu toque a la apariencia de cada uno, y esto sumará a la hora de fortalecer la imagen de marca.

 

- Modera las salas, comparte experiencia. Pirendo te da la posibilidad de compartir privada o públicamente, conversaciones y movimientos en directo.

Conecta la pantalla de la sala principal y permite que todos los asistentes vean la actividad en redes que está teniendo tu evento, ya bien por el uso de hashtag o por menciones.

 

Puedes silenciar contactos no deseados, destacar comentarios, interactuar en directo y monitorizar a tu gusto toda la interacción en las redes sociales.

 

¿CÓMO LLEVAR UN CONTROL DE LAS FACTURAS DE UN EVENTO?

Debitoor: Es muy sencillo y rápido. También puedes personalizar las facturas.

Selfconta: Está recomendado para pequeñas y medianas empresas, así como autónomos. También te permite crear facturas y cuenta con asesoría pagando una cuota mensual.

Contasimple: Es uno de los programas de facturación electrónica gratuitos mas populares.

 

¿CÓMO CONTROLAR EL ACCESO A TU EVENTO CON ESCÁNER DE QR?

Las herramientas para controlar la asistencia de tu evento son muy útiles para agilizar la entrada en vez de estar con listas de invitados en papel.

 

Vivetix: Al crear un evento con vivetix luego puedes usar gratuitamente la aplicación para el control y la validación de las entradas mediante la app para escanear códigos QR con tu móvil.

Las mejores herramientas y software para organizar un evento. (s. f.). Foro Vivetix. Recuperado 28 de agosto de 2021, de https://vivetix.com/f/p/b/herramientas-software-organizar-evento